Automatisierung & KI
Zapier
Zapier ist eine Cloud-Plattform für Workflow-Automatisierung, die Apps wie Gmail, Slack oder HubSpot ohne Programmierung miteinander verbindet. Ein Ablauf, der sogenannte Zap, startet durch ein Ereignis in einer App und löst Aktionen in anderen Apps aus.
Wo Zapier seine Stärken ausspielt
Zapier gilt als einer der Pioniere der No-Code-Automatisierung. Das Prinzip ist einfach: Ein Trigger, etwa eine neue Formularanfrage, startet den Zap. Danach folgen Aktionen wie eine E-Mail an das Team, ein Eintrag im CRM oder eine Zeile in Google Sheets. Mit Filtern und Pfaden lassen sich Abläufe verzweigen, etwa je nach Region oder Anfrageart. Eingerichtet wird alles im Browser, Schritt für Schritt und ohne eine Zeile Code.
Die größte Stärke ist die Auswahl: Zapier wirbt mit Integrationen zu mehr als 9.000 Apps (Zapier, Stand Juni 2026). Wer ein Nischen-Tool nutzt, findet hier am ehesten eine fertige Anbindung. Abgerechnet wird nach Tasks: Jede erfolgreich ausgeführte Aktion zählt als Task, Trigger und Filter dagegen nicht. Dazu kommen KI-Funktionen, mit denen sich Texte auswerten oder Agenten aufbauen lassen. Ein Beispiel: Eine neue Anfrage wird automatisch zusammengefasst, nach Dringlichkeit eingeordnet und direkt an die zuständige Person geschickt.
Abzugrenzen: Make bietet eine visuellere Oberfläche für komplexe Abläufe und ist bei vielen Ausführungen oft günstiger. n8n lässt sich selbst hosten und ist technisch am flexibelsten. Zapier ist die schnellste Wahl, wenn ein Ablauf heute noch laufen soll und das Volumen überschaubar ist. Alle drei sind Werkzeuge für Workflow-Automatisierung. Sie sind keine Plattform für Marketing-Automatisierung im engeren Sinn, verbinden diese aber mit anderen Tools.
Für Dienstleister ist Zapier ideal, um Anfragen sofort weiterzuleiten, Termine zu bestätigen oder Daten zwischen Standard-Tools abzugleichen. Bei vielen Ausführungen pro Monat oder langen Abläufen mit vielen Schritten steigen die Kosten allerdings schnell. Dann lohnt ein Vergleich. Welche Abläufe sich bei dir zuerst lohnen, klären wir im kostenlosen Erstgespräch.
Quellen
Häufige Fragen zu Zapier
Was zählt bei Zapier als Task?
Ein Task ist jede Aktion, die Zapier erfolgreich für dich ausführt, zum Beispiel eine E-Mail senden oder einen Kontakt anlegen. Das Prüfen auf neue Daten durch den Trigger zählt nicht, ebenso wenig Filter oder Pfade. Ein Zap mit drei Aktionen verbraucht pro Durchlauf also drei Tasks. Daraus ergibt sich, welcher Tarif nötig ist.
Zapier oder Make: Was lohnt sich mehr?
Zapier lohnt sich bei wenigen, einfachen Abläufen mit Standard-Tools und wenn es schnell gehen soll. Make wird interessant, sobald Abläufe komplexer werden oder viele Ausführungen pro Monat anfallen, weil die Abrechnung dort meist günstiger ausfällt. Am besten rechnest du den eigenen Anwendungsfall in beiden Tools mit realistischen Mengen durch.
Ist Zapier DSGVO-konform nutzbar?
Zapier ist ein US-Anbieter, bietet aber einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Liste der Unterauftragsverarbeiter. Für normale Geschäftsprozesse ist der Einsatz damit grundsätzlich möglich, es braucht aber eine Prüfung im eigenen Datenschutzkonzept. Bei sensiblen personenbezogenen Daten ist ein selbst gehostetes Tool wie n8n oft die sicherere Wahl.
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